Cómo elegir cuentas contables: 400, 410 y 523
Tres facturas pueden tener el mismo importe, el mismo IVA y la misma fecha de pago, pero necesitar cuentas distintas. Para elegirlas, empieza por lo que la empresa recibe y para qué lo utilizará. Después analiza cómo se financia. En esta guía compararemos mercaderías, un servicio y mobiliario de uso propio: el contraste permite ver qué dato cambia el asiento y qué datos permanecen iguales.
Entiende la operación
Una ficha de cuatro preguntas
Antes de buscar un código, escribe cuatro respuestas: ¿qué se recibe?, ¿se utilizará o se revenderá?, ¿se ha pagado?, ¿cuándo vence lo pendiente? En los casos de abajo, la cantidad inicial es siempre 800 € y el plazo, 30 días. Esos datos sirven para calcular y situar la deuda, pero no bastan para clasificarla. La diferencia decisiva está en el destino de la adquisición. Si un enunciado solo dice «compramos material», falta información: puede tratarse de existencias, un gasto o un activo duradero.
Del grupo a la cuenta concreta
El código permite localizar una cuenta dentro del cuadro del PGC. La 400 está dentro del subgrupo 40 y del grupo 4. Sin embargo, el grupo no basta para decidir el lado: el grupo 4 contiene tanto derechos de cobro como obligaciones. Primero entiende la definición de la cuenta; después decide si aumenta o disminuye. Memorizar «grupo 4 al Haber» produciría errores al cobrar de un cliente o pagar a un proveedor.
Tres destinos, tres deudas
En los supuestos siguientes, la compra para reventa utiliza 600 y 400; el servicio independiente utiliza 623 y 410; el mobiliario para la oficina utiliza 216 y 523. Las tres deudas vencen a corto plazo. Son casos deliberadamente delimitados: no incluyen retenciones, financiación con intereses ni operaciones especiales. No conviertas estos tres pares en una regla para cualquier factura que contenga las palabras proveedor, servicio o equipo.
El medio de pago se decide después
Cuando el enunciado dice que la factura queda pendiente, no hay una salida bancaria que registrar. Si indica pago inmediato por transferencia, el supuesto sencillo puede utilizar la 572 como contrapartida. Un plazo de 30 días no es un medio de pago: explica cuándo vencerá la deuda, no que el dinero ya haya salido. Al pagar después, cancela la cuenta que empleaste para esa deuda; no vuelvas a registrar la adquisición.
El IVA común no hace idénticas las operaciones
En los tres casos la base es 800 €, el IVA expresamente deducible es 168 € y la obligación total es 968 €. La coincidencia de cifras ayuda a aislar la clasificación. Si cambias 400 por 523, el asiento sigue cuadrando, pero describe otra clase de deuda. Por eso el control de sumas debe ir acompañado de una frase que explique cada cuenta. Aquí no se estudian las condiciones fiscales de deducción: son un dato del ejercicio.
Compruébalo sin mirar la solución
Una tienda recibe sillas por 800 € para venderlas a sus clientes. ¿Usarías Mobiliario porque son sillas? No: en este supuesto su destino es la reventa, de modo que encaja con el primer caso. Si esas mismas sillas se destinan a equipar la oficina durante varios ejercicios, encajan con el tercero. El objeto físico no ha cambiado; sí lo ha hecho su función en la empresa. Esa es la comprobación que una búsqueda por palabras no puede sustituir.
Ejemplos resueltos en T
Los importes, plazos y condiciones se indican en cada enunciado. Lee si las operaciones están relacionadas o son casos independientes.
Caso A. Artículos para revender
Una tienda recibe artículos para venderlos sin transformación por 800 € más un 21 % de IVA totalmente deducible. Operación interior ordinaria, sin descuentos, gastos ni intereses. La factura queda pendiente a 30 días.
DEBEEUROS
Cálculo800 × 21 % = 168 €
HABEREUROS
Cálculo800 + 168 = 968 €
La adquisición se destina a la venta. La 400 recoge la deuda comercial por 968 €. No hay todavía movimiento en Bancos.
Caso B. Un servicio profesional
En otro supuesto, una sociedad presta a la tienda un servicio profesional de asesoramiento por 800 € más el 21 % de IVA, totalmente deducible. La factura no está sujeta a retención y queda pendiente a 30 días. No hay otros conceptos.
DEBEEUROS
Cálculo800 × 21 % = 168 €
HABEREUROS
El servicio no se registra como mercadería ni como mobiliario. En este supuesto la obligación se recoge en Acreedores por prestaciones de servicios. El dato de ausencia de retención es necesario: no debe suponerse para todas las facturas profesionales.
Caso C. Mobiliario para la oficina
En un caso independiente, la tienda recibe mobiliario para usar en su oficina durante varios ejercicios por 800 € más el 21 % de IVA totalmente deducible. Se cumplen los requisitos para reconocerlo como inmovilizado. Vence a 30 días, sin intereses ni otros costes.
DEBEEUROS
HABEREUROS
El destino de uso propio duradero cambia tanto la cuenta de adquisición como la de la deuda. Este asiento no incluye la amortización posterior.
Pago del mobiliario del caso C
A los 30 días se paga por transferencia la totalidad de la factura de mobiliario del caso C, sin comisiones ni descuentos.
DEBEEUROS
HABEREUROS
Se carga la misma deuda que había nacido en el caso C. Mobiliario conserva su coste: pagar no supone adquirirlo de nuevo.
Errores que conviene evitar
- Elegir 400 para todas las facturas pendientes, sin analizar su origen.
- Confundir el nombre del objeto con su destino: unas sillas no siempre son inmovilizado.
- Usar Bancos por ver una fecha de pago futura.
Preguntas frecuentes
¿Si las sumas coinciden, la elección de cuentas está validada?
No. Los tres casos suman 968 € en cada lado y, aun así, representan operaciones diferentes. Comprueba importe y significado por separado.
¿Qué hago si el ejercicio no explica el destino?
Señala la duda y pide el dato. No conviertas una suposición en una cuenta definitiva. Puedes exponer las alternativas dejando clara la condición de cada una.
¿Y si el mobiliario vence dentro de dos años?
La clasificación temporal de la deuda cambia. Ese caso requiere revisar la cuenta a largo plazo y las condiciones de financiación; el ejemplo a 30 días no debe copiarse sin ese análisis.
Fuentes y alcance
Material introductorio para estudiar contabilidad española. Los supuestos explicitan sus condiciones y no abarcan todas las particularidades de una empresa real.
De entenderlo a verlo cuadrar.
Antes de resolver, escribe el destino de lo adquirido y el plazo de la deuda. Después compara tus cuentas con la explicación de la herramienta.
Ver el ejemplo resuelto en la herramienta